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Qu’est-ce que la domiciliation d’une entreprise ?

La domiciliation d’une entreprise est son adresse administrative, fiscale et juridique.

Elle est également l’adresse du siège social de l’entreprise.

Elle est obligatoire et fait partie intégrante des formalités à suivre pour l’inscription d’une société au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM) selon que l’activité de l’entreprise est commerciale ou artisanale.

La micro-entreprise (ou auto-entreprise) doit également posséder une adresse de domiciliation.

Il ne faut pas confondre l’adresse du siège social et le lieu où l’activité de l’entreprise est exercée.

La domiciliation figure obligatoirement dans les statuts de la société ainsi que sur tous les documents administratifs (courriers, bons de commande, factures, …). Elle permet aussi de rattacher juridiquement la société à la compétence territoriale d’un tribunal (Tribunal de Commerce, …) en cas de litige avec un client, un tiers, un salarié.

 

Où l’entreprise peut elle se domicilier ?

Au domicile personnel

L’entreprise individuelle peut opter pour la domiciliation à l’adresse personnelle de l’entrepreneur sous réserve que les clauses du bail, le règlement de la copropriété ne s’y opposent pas. L’entreprise a l’obligation de notifier l’utilisation du domicile personnel pour l’hébergement de son siège.

L’inconvénient est de ne pas pouvoir dissocier la vie privée et la vie professionnelle.

 

En pépinière d’entreprises

Implanter son siège en pépinière d’entreprises permet de mutualiser certaines services (comme l’accueil ou le standard téléphonique) et d’avoir l’usage d’un équipement collectif (le haut débit, équipements divers, …) Cette implantation est possible à la condition de compléter un dossier de candidature après le deuxième anniversaire de la société.

L’inconvénient est que l’hébergement du siège social est souvent limité dans le temps par un contrat propre à chaque pépinière.

 

Dans un local propre à l’entreprise

Que l’entreprise soit propriétaire ou locataire, elle devra vérifier que l’exercice de son activité est possible en fonction des règles d’urbanisme ou clauses du bail).

L’inconvénient majeur est le coût global qui comprend l’acquisition ou la location du local, l’équipement, l’entretien et les charges de fonctionnement.

 

Auprès d’une société de domiciliation

La société pourra faire appel aux services d’une société de domiciliation avec qui elle signera un contrat de domiciliation et éventuellement optera aussi pour des services supplémentaires. Le domicilié s’engage à l’utilisation exclusive de cette adresse comme siège social. Un contrat de domiciliation écrit sera fourni par le domiciliataire, qui sera remis par le domicilié lors de l’immatriculation de sa société au Registre du Commerce et des Sociétés.

L’inconvénient est d’être parfois lié par un contrat d’engagement sur une durée déterminée qui ne convient pas obligatoirement au domicilié qui démarre une activité. L’accroissement de l’activité de la société domiciliée peut nécessiter un déménagement dans des locaux plus grands ou adaptés à son activité.

 

Obligation légale de la société de domiciliation

L’activité de domiciliation est légalement encadrée. Pour proposer des prestations de domiciliation, l’entreprise doit obtenir un agrément préfectoral auprès de la préfecture dont elle dépend.

 

Bon à savoir

Avant tout engagement, il est judicieux de vérifier que le domiciliataire bénéficie bien d’un agrément préfectoral et que celui-ci est toujours en cours de validité.

 

Quel est le rôle d’une société de domiciliation ?

Une société de domiciliation permet de fournir l’adresse du siège social d’une société

- immatriculée au Registre du Commerce (RCS) pour celles qui ont une activité commerciale

- enregistrée au Répertoire des Métiers (RM) pour les entreprises artisanales

Elle offre à toute entreprise la possibilité de bénéficier d’une adresse connue située dans un centre d’affaires ou dans un quartier de prestige, ce qui donne une image positive et de la crédibilité à l’entreprise domiciliée.

 

 

Qui peut avoir recours aux services d’une société de domiciliation ?

Les prestations proposées par les sociétés de domiciliation concernent aussi bien les sociétés quelque soit leur statut juridique (SARL, SAS, SA, SNC, …) que les entreprises individuelles. Les micro-entreprises (auto-entreprises) peuvent également avoir recours à une entreprise de domiciliation.

L’adresse fournie par la société de domiciliation est le siège social de l’entreprise domiciliée. Elle sera donc indiquée sur tous les documents administratifs (courriers, bons de commande, factures, …) et c’est celle qui sera inscrite dans les statuts.

Les associations peuvent également opter pour la domiciliation afin de bénéficier d’une adresse stable et de profiter de services comme la gestion du courrier et sa réexpédition.

Les micro-entrepreneurs, qu’ils soient photographe, wedding-planner, graphiste, carreleur ou autres ont besoin d’une adresse connue mais pas uniquement. Leur activité ne leur permet pas d’avoir une disponibilité pour l’accueil téléphonique et la gestion administrative. La société de domiciliation devient alors un véritable bras droit en proposant des prestations leur permettant de mieux gérer leurs activités.

 

Quels sont les avantages de faire appel à une société de domiciliation ?

- Protéger de l’adresse personnelle du gérant, du micro-entrepreneur, … et de sécuriser leur adresse personnelle.

- Bénéficier immédiatement d’une adresse pour son siège social pour le lancement de son activité et ceci, à moindre coût. C’est un énorme avantage pour les entreprises qui ne peuvent investir dans l’achat ou la location d’un local dédié à héberger le siège social.

- De profiter d’une adresse située dans une zone dynamique, stratégique, voire dans un quartier de prestige, ce qui permet à la société domiciliée d’avoir plus de crédibilité et de visibilité,

- Pouvoir bénéficier de services supplémentaires ou optionnels fournis par les domiciliataires selon vos besoins : la gestion administrative (accueil, standard téléphonique, gestion des courriers avec réexpédition ou pas),

Certains domiciliataires mettent des locaux à la disposition des entreprises domiciliées ce qui leur permet la tenue d’une réunion, de recevoir leurs clients, … ou tout autre évènement dans un cadre professionnel.

 

Quelles sont les inconvénients à faire appel aux services d’un domiciliataire ?

Ils sont peu nombreux mais certaines vérifications doivent être faites en amont de la signature du contrat comme :

- vérifier l’agrément de l’entreprise de domiciliation

- être certain que l’adresse indiquée corresponde bien à la réalité (zone active, accès indiqués etc, …)

L’entreprise domiciliée ne dispose de locaux propres pour le classement de ses dossiers, de sa documentation professionnelle. A chaque séance de travail avec des clients par exemple, il est nécessaire de transporter tous les documents nécessaires et de tout récupérer une fois la réunion terminée.

 

Comment domicilier son entreprise auprès d’une société de domiciliation ?

Cette transaction se fait directement sur le site internet du domiciliataire, en quelques clics seulement.

- se rendre sur le site d’une entreprise de domiciliation

- sélectionner une offre adéquate à votre structure et éventuellement choisir les options utiles au bon fonctionnement de l’activité de votre entreprise

- renseigner le formulaire en ligne en indiquant la forme sociale de l’entreprise, son nom , l’identité de son dirigeant, le courriel, etc.

- transférer les documents requis

- effectuer le paiement par carte bancaire

- télécharger le certificat de domiciliation

 

Il est possible aussi de contacter la société de domiciliation par téléphone si l’entrepreneur qui recherche l’adresse de son siège a besoin d’avoir des informations plus détaillées ou si ce dernier préfère se faire accompagner avant de signer le contrat de domiciliation.

 

Le contrat de domiciliation doit comporter obligatoirement à certaines informations :

- Il doit écrit.

- Il doit être signé pour une durée minimale de 3 mois, renouvelable par tacite reconduction.

- La dénomination sociale (son nom), le numéro unique d’identification et le lieu de l’immatriculation principale doivent être mentionnés sur le le contrat.

Le contrat, signé par les deux parties, sera transmis lors de la demande d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.